Cette fonctionnalité permet d'envoyer des mails et des invitations calendrier directement depuis UP — depuis le fil d'activité d'un prospect, d'un dossier de vente, d'un lot ou d'une résidence — et d'en conserver automatiquement l'historique dans l'application.

Comment ça fonctionne ?

La connexion calendaire et mail s'appuie directement sur votre boîte mail et votre agenda Microsoft (Outlook). Ce n'est pas une nouvelle boîte mail : les messages envoyés depuis UP apparaissent dans vos éléments envoyés Outlook, et les invitations sont créées dans votre agenda habituel.

Règle essentielle : la conversation ou l'invitation doit toujours être initiée depuis UP pour être suivie dans l'application. UP ne lit pas l'ensemble de votre boîte mail — seuls les fils initiés depuis UP sont récupérés. C'est ainsi que votre messagerie reste privée.

Lorsque vous envoyez un message depuis UP, un identifiant est attaché au mail. Cela permet à UP de reconnaître les réponses de vos interlocuteurs et de les afficher dans le fil d'activité — que vous répondiez depuis UP ou depuis Outlook, les deux restent synchronisés.

⚠️ Les mails sont visibles uniquement par l'utilisateur expéditeur, comme dans une boîte mail classique. Si vous souhaitez qu'un collègue puisse voir et prendre le relais, mettez-le en copie (CC) lors de l'envoi.

Prérequis : la connexion SSO Microsoft

Pour utiliser la connexion calendaire et mail, votre compte UP doit être connecté en SSO Microsoft (bouton "Se connecter via Microsoft"). C'est indispensable car UP travaille directement avec Microsoft/Outlook.

• Déjà connecté en SSO ? Vous pouvez utiliser la fonctionnalité directement.
• Connexion email + mot de passe ? Une mise en place du SSO est nécessaire — contactez l'équipe UP.

La mise en place du SSO et sa maintenance sont incluses dans votre abonnement. L'équipe UP vous accompagne de A à Z avec votre DSI. Une fois en place, connectez-vous toujours via le bouton Microsoft — la connexion email/mot de passe ne donnera pas accès à la fonctionnalité.

Si le SSO n'est pas actif, les boutons d'envoi n'apparaîtront tout simplement pas dans le fil d'activité.

Configurer sa signature mail

Chaque utilisateur peut personnaliser sa signature mail. C'est une étape rapide à faire une seule fois.

1. Cliquez sur Mon compte en bas à droite de l'écran.
2. Accédez à la section Signature mail.
3. Saisissez votre signature. Astuce : ouvrez un nouveau mail dans Outlook, copiez-collez votre signature existante — la mise en forme (logo, couleurs, image) est conservée.
4. Cliquez sur Valider pour enregistrer. Sans cette étape, la signature ne sera pas sauvegardée.

Envoyer un mail

L'envoi de mail est disponible depuis le fil d'activité d'un prospect, d'un dossier de vente, d'un lot ou d'une résidence.

1. Ouvrez la fiche et repérez les deux boutons dans le fil d'activité : envoi de mail et envoi d'invitation.
2. Cliquez sur le bouton Mail. Une fenêtre s'ouvre avec l'objet (obligatoire), les destinataires pré-remplis par défaut, et le corps du mail avec votre signature.
3. Complétez le mail : objet, destinataires, corps du message. Vous pouvez ajouter des personnes en CC ou CCI, marquer le message comme important (équivalent au point d'exclamation rouge Outlook), et joindre des fichiers depuis votre ordinateur.
4. Cliquez sur Envoyer. Le mail s'affiche dans le fil d'activité et dans vos éléments envoyés Outlook.

N'importe quel utilisateur UP peut envoyer un mail depuis une fiche, quel que soit le responsable du dossier. Il n'y a pas de restriction par rôle.

Envoyer une invitation calendrier

Les invitations fonctionnent de la même façon que les mails, avec quelques champs supplémentaires.

1. Cliquez sur le bouton Invitation dans le fil d'activité.
2. Renseignez l'objet, la date, l'heure et le contenu. Vous pouvez ajouter un lien de visioconférence si le rendez-vous est à distance.
3. Ajoutez les participants : par défaut le contact lié à la fiche est pré-rempli. Vous pouvez ajouter d'autres utilisateurs UP ou toute adresse mail externe.
4. Envoyez. L'événement apparaît dans votre agenda Outlook et dans celui des participants. Les invités reçoivent une invitation standard (oui / non / peut-être).

Il n'y a pas encore de champ "Lieu" dédié. En attendant, indiquez l'adresse directement dans le corps de l'invitation, comme vous le feriez dans Outlook.

Vous pouvez annuler un événement depuis UP ou depuis votre agenda Outlook — les deux fonctionnent.

Suivre les échanges et répondre

Dans votre liste de prospects (ou dossiers de vente), une colonne Mails non lus affiche les contacts ayant un message en attente de lecture.

1. Cliquez sur la fiche du contact concerné. Le fil d'activité indique les messages non lus.
2. Cliquez sur le message pour le lire en grand, avec l'ensemble du fil de discussion et les pièces jointes reçues.
3. Cliquez sur Répondre pour continuer l'échange.
4. Un mail lu sur UP est automatiquement marqué comme lu dans Outlook, et inversement. Pas de double traitement.

⚠️ Si vous répondez depuis Outlook à un mail initié dans UP, la réponse remonte bien dans UP. En revanche, si un collègue n'est pas en copie, il ne verra pas les échanges. Pensez à le mettre en CC en prévision d'une absence ou d'un transfert de dossier.

Questions fréquentes

Le mail envoyé depuis UP apparaît-il dans ma boîte Outlook ? Oui. Le mail est envoyé via votre compte Outlook et apparaît dans vos éléments envoyés. Vous pouvez même répondre depuis Outlook — la réponse revient dans UP.

Y a-t-il une limite de taille pour les pièces jointes ? Oui. La limite est la même que sur Outlook (environ 30 Mo au total). Les fichiers sont sélectionnés depuis votre ordinateur.

Peut-on inclure une image ou un logo dans la signature ? Oui. Copiez-collez votre signature depuis Outlook (nouveau mail → copier la signature). Les images et logos sont conservés. Vous pouvez aussi utiliser le bouton "Image de la signature" dans les paramètres.

Mon collègue est en congé, puis-je reprendre ses échanges ? Uniquement s'il vous a mis en copie (CC) lors de l'envoi initial. Dans ce cas, vous voyez les mails sur UP et pouvez répondre. Sinon, les échanges ne sont pas accessibles — exactement comme avec une boîte mail classique.

Peut-on envoyer un mail à plusieurs contacts en même temps ? La connexion calendaire et mail est conçue pour des envois individuels. Pour des envois en masse (report de livraison, information à l'ensemble des acquéreurs d'une opération…), utilisez le module Mailing de masse d'UP.

Peut-on utiliser des modèles de mail (relances, etc.) ? Pas encore dans cette première version. C'est une amélioration prévue. N'hésitez pas à faire remonter vos besoins à l'équipe UP.

Je ne vois pas les boutons d'envoi dans le fil d'activité — pourquoi ? Les boutons n'apparaissent que si vous êtes connecté en SSO Microsoft. Si vous vous connectez avec un email et un mot de passe, la fonctionnalité n'est pas accessible. Contactez l'équipe UP pour mettre en place le SSO.